איך נכון לתמחר עיצוב? פרק ג': תנאי תשלום ופרידה מלקוחות

הפוסט הזה הוא השלישי בסדרת פוסטים על תמחור: בפוסט הראשון דיברנו על שיטות תמחור, ולמה חשוב לשים לב בכל אחת מהן. בפוסט השני לקחנו את עקרונות הפוסט הראשון, וראינו איך לעשות התאמות בהצעה ללקוח ספציפי, ובכלל איך לסנן לקוח.

הפעם נעסוק בנושאים היקפיים לתמחור, דברים שחשוב שיהיו חלק מהצעת המחיר, למרות שהם לא המחיר עצמו. חלק מהדברים שאגע בהם הם משפטיים באופיים, וחשוב לי להסביר שאי אפשר לקחת את מה שכתבתי כייעוץ משפטי, ושכדאי לכם להתייעץ עם עורך דין ורואה חשבון, כדי להסביר להם את מאפייני העסק שלכם ולקבל ייעוץ כמו שצריך.

אז בואו נתחיל לדבר על נושאים רלוונטים להצעת המחיר.

תנאי תשלום

כחלק מהסיכום על הצעת המחיר, חשוב מאוד להסכים על תנאי התשלום על פיהם אתם עובדים. יש כאן מקום למשא ומתן, אבל יש כמה עקרונות שלא כדאי להתפשר עליהם. ואלה שמות:

מקדמה

הכלל הבסיסי אומר – לא מתחילים לעבוד בלי מקדמה בבנק. כל עוד אתם מעצבים פרילנסרים ולא פתחתם עסק למתן אשראי, אין שום סיבה בעולם שתתחילו לעבוד בחינם עבור הלקוח.

אז נכון, הלקוח יסביר לכם כמה לחוץ לו להתחיל..

ונכון, הוא יסביר לכם כמה הוא גדול וחזק ושאין לכם מה לדאוג..

(או שהוא יסביר לכם שהרעיון שלו מעולה, ואוטוטו הוא מגייס..)

ונכון, הוא יסביר לכם שזה נכנס למערכת הנהלת חשבונות וזה לוקח זמן..

בתכלס, אם הוא באמת רוצה שתעבדו על הפרויקט שלו, לא צריכה להיות לו בעיה לשלם מקדמה. כל מה שהנהלת חשבונות צריכה זו הוראה להעביר תשלום מהמנהל האחראי, וזה קורה תוך שניה וחצי.

למה חשוב להתעקש על מקדמה? כי מדובר בסיכון משמעותי עבורכם. תקופת העבודה הראשונה עם לקוח חדש היא לא קלה, אתם מכירים אותו לראשונה לעומק, כבן אדם לעבוד מולו, נחשפים לצוות שלו לראשונה, כך שיש סיכוי שהכל יתחיל חלק, ויש סיכוי שלא. במידה ודברים יסתבכו, לא משנה למה, והוא לא שילם לכם מקדמה, עכשיו הכדור אצלכם לרדוף אחריו ולבקש שיעביר תשלום עבור העבודה שעשיתם לפני שהפרויקט הסתבך. הוא עלול לטעון שהוא לא אוהב את העיצוב, או שאתם לא מתאימים, ושבכל מקרה רק בזבזתם לו זמן עבודה יקר. אבל על עבודה צריך לשלם, גם אם הוא לא ייקח את העיצוב. פשוט בלי מקדמה אתם נמצאים בעמדת נחיתות, חבל.

כמה מקדמה לבקש? בדרך כלל הייתי מבקש כ – 35% מגובה הפרויקט כולו. זוהי נקודת פתיחה מעולה למשא ומתן, ותמיד אפשר לרדת ממנה. בכל אופן, לא הייתי ממליץ לרדת מ-15% מקדמה.

המשך התשלומים עבור הפרויקט

נניח שסגרנו מקדמה של 20% מהמחיר שסיכמתם. עכשיו חשוב להסכים באופן ברור על תנאי ומועדי התשלום לשאר המחיר.

מה הכוונה באופן ברור? תשתדלו לרשום תיאור שלא פתוח לפרשנות. שתי אפשרויות טובות:

הראשונה, הגדרת תאריכים קלנדריים למועדי התשלום, כך שאם הפרויקט מתחיל ב-1 ליוני, נוכל לכתוב:

מקדמה – 20% מתקציב הפרויקט עד ה-1 ביוני

תשלום שני – 20% מתקציב הפרויקט עד ה-1 ביולי

תשלום שלישי – 20% מתקציב הפרויקט עד ה-1 באוגוסט

וכן הלאה

אופציה נוספת במקום תאריכים, היא להגדיר אבני דרך מקצועיות לאורך חיי הפרויקט, למשל:

מקדמה – 20% מתקציב הפרויקט עד ה-1 ביוני

תשלום שני – 20% מתקציב הפרויקט בסיום עיצוב עמוד הבית

תשלום שלישי – 20% מתקציב הפרויקט בסיום עיצוב אפליקציית המובייל

וכן הלאה.

מקובל להשאיר תשלום אחרון לסוף הפרויקט. מדובר בפרקטיקה מקובלת, שמהווה עבור הלקוח סוג של הבטחה שבאמת תסיימו את הפרויקט על מנת לקבל את התשלום האחרון. כמובן שהאינטרס שלכם הוא להקטין את התשלום האחרון ככל שניתן. אם הצלחתם לשים את התשלום האחרון על 10% מתקציב הפרויקט – מצבכם טוב.

כפי שאתם בוודאי יודעים, התשלום עובד בשוטף + XX. זאת אומרת שכאשר הגעתם לתאריך שכתוב בהסכם, אתם מוציאים ללקוח דרישת תשלום. הלקוח מקבל את הדרישה, ומעביר את הכסף לאחר שעברו אותם XX ימים. שימו לב שישנם לקוחות גדולים שמרשים לעצמם להעמיס עלינו תנאי תשלום כמו שוטף + 90 ואפילו גרוע מכך. זה אומר שיעברו 3 חודשים עד שייכנס הכסף בפועל. השתדלו להישאר בתחום השוטף + 15, או שוטף + 30. מעבר לזה, מדובר בסיכון מבחינתכם.

בהמשך לעניין האחרון, מבחינתכם הרגע הנכון הוא כשהכסף נכנס לבנק. אתם יכולים להוציא חשבוניות ודרישות תשלום מכאן ועד תאילנד, במידה ויש פיצוץ או בעיה בעבודה עם הלקוח, אתם אלו שתצטרכו לרדוף אחריו כדי שישלם. סליחה שאני מבאס, אבל לקוח תמיד יוכל להתכחש לחשבונית – או שהוא לא קיבל אותה, או שהוא לא אישר אותה, או שהעבודה לא נעשתה. לכן, במקרים שאתם מזהים בעיה מתקרבת, תדאגו להמתין עד שהכסף נכנס לחשבון שלכם. אחרת, קחו בחשבון שאתם עובדים בחינם.

לקוחות שמנסים למשוך את התשלום, בלי סיבה טובה, הם סימן אזהרה. אם אתם עושים עבודה טובה, והלקוח מרוצה – או פשוט ממשיך לעבוד איתכם ולהזרים עבודה – אין לו סיבה אמיתית לא לשלם. שוב, אני לא יכול להסביר עד כמה חשוב נושא גביית התשלום בזמן מהלקוח. אתם לא צריכים "לאבד" את זה, פשוט להסביר בצורה הכי נחמדה וחיננית, שכך מקובל / או שזה ההנחיות של רואה החשבון שלכם / או שאתם צריכים תקציב לשופינג.

עלויות נוספות

כמעצבים, אתם יודעים שישנם הרבה אלמנטים שיתכן וירכשו במהלך חיי הפרויקט, כגון, תמונות, פונטים, אייקונים, וכן הלאה. הנקודה הזאת בהחלט שווה התייחסות בהצעת המחיר, שהתשלום עבור אלמנטים גרפיים כאלה ואחרים תיעשה על ידי הלקוח ועל חשבונו.

יש מקרים שהלקוח מבקש שתרכשו מה שצריך על חשבונכם, והוא יחזיר לכם את ההוצאה בחשבונית הבאה. כעיקרון אני ממליץ להימנע מהסידור הזה, ואסביר למה:

רכישה של פונטים, תמונות וכדומה נעשית על פי הסכם משפטי. ישנם מספר הסכמים משפטיים, ואתם תצטרכו להחליט איזה מהם מתאים עבור הלקוח הספציפי שלכם. חלק מההסכמים תלויים במספר המשתמשים שיבקרו באתר בשנה הקרובה, חלקם תלויים בפרמטרים של מטרת האתר – האם הוא מסחרי, אקדמי וכן הלאה. מדובר נטו בעניין משפטי, ולמרות שמדובר באלמנטים גרפיים, אני מבקש מכם להימנע מלקחת אחריות על זה. שלחו לינק ללקוח, והמעשה הנכון מבחינתו יהיה להעביר את זה לעורך הדין שלו להתייעצות.

תמחור שעתי כאופציה בהצעת מחיר

גם אם תמחרתם את העבודה ב – fixed price, הרי ברור שכמעט תמיד יהיו עבודות נוספות שלא הערכנו ותמחרנו מראש. בדיוק למקרים האלה אני כותב את הסעיף הזה.

אחד הפתרונות שאני מאמין בו הוא לכלול סעיף הכולל את המחיר השעתי שלכם, והמציין שבמקרים בהם תתבקש על ידי הלקוח עבודה מחוץ לתכולה המוסכמת, העבודה תעשה על בסיס המחיר השעתי.

פתרון נוסף לאותו מצב, בו העבודה מתרחבת תוך כדי הפרויקט, מודגם בתרחיש הבא:

נניח שהגדרנו שפרויקט יכלול שני קונספטים גרפיים, שמתוכם הלקוח יבחר את המועדף, ומשם ימשיך הפרויקט. בפועל הלקוח לא מתחבר לשני הקונספטים ודורש קונספט נוסף, שלישי. מצד אחד קונספט הוא עבודה מאומצת, והלקוח קיבל את מה שהוא שילם עבורו. מצד שני, אפשר להבין את הלקוח – קשה להאשים אותו ברצון למצוא עיצוב מנצח, שהוא מתחבר אליו.

מאחר וקונספט הוא צומת מקצועית לא פשוטה, ניתן להיערך לכך עם אחד משני הסעיפים הבאים:

סעיף ספציפי:

"הצעת המחיר כוללת עיצוב והגשת שני קונספטים גרפיים. קונספט גרפי הינו שפה גרפית מובדלת ושונה מואריאציה של שפה גרפית קיימת, וכוללת מסך אפליקציה ראשי, ומסך משני, על כל הכלול בו. במידה ויידרש קונספט נוסף, תמחור הקונספט הנוסף ייעשה בנפרד / או ישולם עליהם לפי שעות עבודה בפועל לפי תעריף של XXX ש"ח לשעה".

סעיף כללי:

"הצעת המחיר כוללת את הגדרת תוצרי העבודה, כמות תוצרי העבודה שיוגשו בכל שלב, ואת הפורמט בהם יוגשו. במידה והלקוח יבקש להוסיף כמות שאינה כלולה בהצעה, תמחור תוצרים אלו ייעשה בנפרד."

סעיפי סל

סעיף סל הוא סעיף שתפקידו להגן עליכם, על הערכת השעות שלכם ועל הצעת המחיר שנתתם. הוא בעצם בא להתנות את ההתחייבויות שנתתם בהצעת המחיר שלכם. למשל –

קיימתם שתי פגישות עם הלקוח, הוא התרשם מכם מאוד ולהוט להתחיל בעבודה. מצד אחד חסר לכם מידע על מנת להוציא הצעת מחיר מלאה, אבל מצד שני אתם זקוקים לעבודה ומאוד רוצים להתחיל גם כן. הנה דוגמא לסעיף סל שעשוי להגן עליכם במקרה כזה –

"הצעת המחיר והערכת השעות המצורפת אליה מבוססת על שתי פגישות ראשונות עם הלקוח. המעצב יתאים את הצעת המחיר בהתאם לשיקול דעתו לאחר שיועבר אליו איפיון הפרויקט במלואו או כל מידע מהותי נוסף שמשפיע על הערכת מחיר הפרויקט, לפי שיקול דעתו."

מקרה נוסף: קיבלתם פרויקט חלומות, אדיר מימדים וכזה שיכול להחזיק אתכם תקופה ארוכה. בתמורה לכל זה, עשיתם ללקוח הנחה משמעותית, המבוססת על הרצון לקחת את כל הפרויקט. אבל מה יקרה אם בסוף הוא ייקח רק חלק ממנו? מה, סתם עשיתם כזאת הנחה משמעותית? דוגמא לסעיף סל למצב כזה –

"הצעת המחיר כוללת מחקר ההשראות, עיצוב שפה גראפית, ועיצוב אתר אינטרנט ואפליקציית מובייל כמפורט בטבלת תהליך העבודה וטבלת העלויות המצורפת אליה. המעצב יתאים את הצעת המחיר לפי שיקול דעתו במידה ובמהלך הפרויקט הלקוח יחליט לבצע רק חלק מתהליך העבודה עם המעצב, ולא את כל ההצעה כפי שהוגשה."

פרידות מלקוח

אחד הדברים הקשים לבעל עסק כמוכם, הוא להשקיע מחשבה בתרחישים שליליים. יש עליכם הרבה עומס, ואתם לגמרי מייצגים את המשפט: one woman / one man show. יחד עם זאת, אם לא תתכוננו לחורף, זה לא אומר שהוא לא יגיע. זה רק אומר ששכחתם את המעיל והמגפיים בבית.

מה אני מציע? במסגרת ההמלצה שלי בראשית הפוסט לעבוד עם עורך דין ורואה חשבון, כדאי להכניס 2-3 סעיפים שמכינים אותכם למקרה של פרידה בלתי מתוכננת – ואולי גם לא נעימה – מלקוח.

לפני שאתן דוגמאות, חשוב לי להסביר את הקשר המהותי בין הפרנסה שלכם לבין פרידה בלתי מתוכננת מלקוח. כאמור, אתם מנהלים סיכונים ורוצים להיפגע כמה שפחות במקרה שיש פיצוץ עם לקוח. כל עוד גביתם את התשלום שהגיע לכם עד הפיצוץ, זה אומר שהסכום במחלוקת יהיה קטן יותר. למשל, אם גביתם את התשלום האחרון לפני שבועיים, ועכשיו הגיע פיצוץ, אז השעות שעבדתם במשך השבועיים האחרונים נמצאות בסיכון. אבל אם ויתרתם ללקוח על התשלום בחודשיים וחצי האחרונים – כי הוא הסביר, וביקש, ולא משנה מה – ועכשיו הגיע פיצוץ, יש לכם תשלום על חודשיים וחצי עבודה בסיכון.

לכן, שווה להתייחס למצב של פרידה כבר בהצעת המחיר, ולהכניס סעיף מסודר שצופה את המצב הזה וקובע מה יקרה. למשל –

"כל צד רשאי להפסיק את העבודה המשותפת בהתראה של XX ימים מראש. במקרה של פרידה, הלקוח יעביר למעצב את התשלום היחסי המגיע לו לפי ההתקדמות שלו בעבודה. למשל, אם המעצב סיים 50% מאבן דרך מסוימת, הלקוח ישלם לו מחצית מסכום אבן הדרך. לאחר התשלום ע"י הלקוח, יעביר המעצב ללקוח את קבצי העבודה המעודכנים עד לשלב הפסקת העבודה".

מדובר בסעיף קצר, ולעתים נוטים לפרט יותר מכך. הכוונה היא – עד כמה שאפשר – לא להותיר דברים ליד המקרה, ולקבוע נוהל עבודה מוסכם למקרה כזה. מאחר ופיצוץ לעתים מגיע עם לא מעט אמוציות משני הצדדים, סעיף כזה "מכריח" לקיים התנהלות ברורה ומסודרת שנקבעה מראש ושהלקוח התחייב לנהוג על פיה.

מדוע לאפשר התראה של מספר ימי עבודה מראש? האמת שזה נראה לי הוגן לשני הצדדים. לכם נפתח פער בסדר העבודה, ויתכן שתצטרכו להשיג לקוח חדש בלחץ כדי שהפרנסה לא תיפגע. הלקוח גם הוא רוצה ליצור רצף בעבודה שלו, ויצטרך למצוא מעצב או מעצבת חדשים. מספר ימי עבודה נותן זמן היערכות לשני הצדדים.

מאחר ובמקרה של פיצוץ לפעמים יש האשמות באויר, חשוב לנסות לשמור על קור רוח. חדדו לעצמכם מה הכי חשוב לכם בסיום העבודה עם הלקוח הזה: לקבל קרדיט על העיצוב? לקבל את מלוא התשלום? להימנע מסכסוך מתמשך? שימו את האגו והעצבים בצד עד כמה שאפשר. אם בניתם הצעה מדודה ומסודרת, עם סעיפי סל, אבני דרך מסודרות, תנאי תשלום – וגם דאגתם לכך שהכסף נכנס בכל פעם, כנראה שמצבכם די טוב. על מנת לוודא שהלקוח עומד בהתחייבות שלו לשלם לכם, קבצי העבודה המעודכנים עומדים לרשותכם כמנוף הוגן, כפי שפירטתי בסעיף.

בכל מקרה, ההמלצה שלי היא אף פעם לא להגיע למשפט או לעורכי דין. בעברי כסמנכ"ל ומנכ"ל משותף בנטקרפאט וכמנהל האקדמיה ב – Wix, חתמתי על מאות רבות של הסכמים, כתבי ויתור סודיות ואי תחרות שונים. למזלי הצלחתי להימנע משיחות דרך עורכי דין, כי ברור לי שאקדח שמופיע במערכה הראשונה, מתישהו יירה. עדיף למצוא דרך לפשרה, שגם אם היא כואבת קצת בכיס, משחררת אתכם מהעול המנטלי של להיות בתהליך עם אנרגיה רעה עם לקוח. לפעמים החיתוך המהיר של הבעיה, נותך לכם שקט להמשיך הלאה במקצוע שאתם אוהבים. ועצה אחרונה, שבועיים אח"כ, שבו עם עצמכם והפיקו לקחים לגבי ההתנהלות שלכם במקרה הזה. בדרך כלל ניתן להשתפר ממקרים כאלה, אבל זה תלוי בכם לשחרר את עניין האגו ולראות – האם טעיתי בבחירת הלקוח, האם ההתנהלות שלי היתה בעייתית, האם יכולתי למצוא פתרון לעניין לפני שהגיע לפיצוץ. מהפרויקטים המאתגרים ביותר למדתי הכי הרבה, ואלו שעברו חלק – פשוט עברו חלק, בלי הרבה תובנות מיוחדות.

רואה חשבון ועורך דין

לכל מעצב פרילנס הייתי ממליץ לקיים לפחות פגישה אחת עם עורך דין ואחת עם רואה חשבון. אני ממליץ לקחת אנשי מקצוע פרטיים, או במשרדים קטנים, אבל כאלה שבעברם עבדו עבור פירמות גדולות. ככה אתם מקבלים אנשים טובים ומנוסים, אבל במחיר יותר הגיוני.

במיוחד בשבילכם: הצעת מחיר לדוגמא

מצורפת כאן הצעת מחיר לדוגמא, שנכתבה במיוחד עם הפוסט הזה.

היא כוללת את ההגדרות שכדאי לתת ללקוח בתחילת תהליך העבודה (וכמובן שאפשר להוסיף עוד), את תכולת הפרויקט ואת אופן תמחורו, כמו גם את הנחות העבודה ותנאים כלליים, לשימושכם.

מילים אחרונות

יש עוד המון דברים לספר על תמחור, ניהול עסק עצמאי של מעצב או מאפיין, עניינים מסחריים ומשפטיים וכולי. יתכן ובהמשך הדרך נפתח קורס, או לפחות סדנא בנושא. חשוב לי שלא תקחו את מה שכתבתי כמקיף לחלוטין, אלא שתמשיכו לחפש חומר, להתייעץ עם מעצבים חברים, לבקש הצעות מחיר לודגמא ממעצבים אחרים, ולהמשיך לשכלל הן את התמחור שלכם, והן את מבנה וסעיפי הצעת המחיר שנועדה בתכלס להגן עליכם.

מקווה שנהניתם, נתראה בפוסט אחר 🙂

אהבתם את הפוסט? אולי תאהבו גם את עמוד הפייסבוק שלנו, אנחנו מעלים טיפים יומיים על נושאים שמרגשים אותנו.

• הצעת מחיר לדוגמא
• מעצבים עצמאיים
• פרידה מלקוח
• תמחור
• תנאי תשלום