איך לתפוס פיקוד על פגישת התנעה באפיון

פעם עבדתי עם חברת דיגיטל שלא ידעה איך לנהל פגישת התנעה. והם אפילו לא ידעו שהם לא יודעים. לאחר שבועות של עבודה על כל פרויקט הם פשוט מצאו את עצמם מתוסכלים ותהו למה הם מגיעים תמיד לעמדה בה הם מובלים ולא מובילים.

הם היו רבים כדי להוציא לפועל את הרעיונות שלהם, אך בהמשך מצאו את עצמם מנסים להתגונן מול הלקוחות שחזרו אליהם בצעקות וטיעונים שמבוססים על גחמות. הסוכנות הזו פשוט לא ידעה כיצד למצב את עצמה כמנהיגת האפיון בפרויקטים, למרות העובדה ששכרו אותה כדי לשחק בדיוק את התפקיד הזה. אני אפילו לא בטוח שהם הבינו מה זה אומר להנהיג.

יש שחושבים שהרעיון מזכיר קצת יחסים של מפקד- פקוד ויעדיפו משהו שיתופי יותר. המחשבה הזו היא השפעה נפוצה של התמודדות עם מנהיגות גרועה. שופטים אתכם, משכנעים אתכם שמנהיגות זו בעיה, אתם רוצים שהעולם יהיה שטוח וחסר טייטלים מקצועיים.

זה חמוד. אבל זו בדיחה.

מנהיגות זו לא קללה. זה לא אומר לזנוח את השיתופיות. זה לא קשור להשתלטות על החדר או להפגזות. מנהיגות היא תשוקה אנושית טבעית, נורמלית. להצלחה של קבוצה, להצלחה של עיצוב, מישהו צריך להציג חזון, מטרה, יעד ולעזור לקבוצה להגיע לשם, לתת להם השראה שתביא אותם לשם.

צוותים בתוך חברות סובלים לעתים מחוסר נוחות לגבי הרעיון שלפיו יוכלו לפגוע במישהו דרך משהו כמו מנהיגות. אם ה"לקוחות" שלכם הם פנימיים זה כנראה יהיה לכם אפילו קשה יותר לעמוד בחזית, בהשוואה למצב בו הייתם יועצים. אני מבין את זה. אתם דואגים לעבודה שלכם. אתם חוששים לעצבן אנשים שתעבדו איתם שוב ושוב במשך חודשים, אולי אפילו שנים.

בואו נעשה את זה. בואו נבין איך להניע- איך למצב את עצמכם בעמדה חיובית בה אתם יכולים לכוון את הספינה ולא להיתקע ברציף.

פגישת ההתנעה היא המקום בו הכל יכול להשתבש. אפילו לא התחלתם ואתם כבר דוחפים את עצמכם למצב מלחמה על כל המלצה לפני שבכלל המלצתם על משהו.

כל מה שקורה אחרי פגישת ההתנעה פשוט תלוי במה שעשיתם שם. עם כל המידע שקיים באינטרנט על איך לאפיין, לתכנת ולבצע בדיקות שמישות, יש הרבה פחות מידע שמספר למעצבים איך לנהל פגישות התנעה. יש אפילו פחות מידע על מה באמת קורה שם.

פגישות התנעה הן הרבה יותר מפריסה של הפרויקט. בהן עליכם למצב את עצמכם בעמדת הנהגה.

ככה עושים את זה. קודם כל לוגיסטיקה, בהמשך הנקודות המכריעות.

תתכוננו, אבל לא יותר מדיי

זה מתחיל בחקירת פרויקט. מישהו בא אליכם ואומר: "אנחנו משיקים אפליקציה" או "אנחנו מתקשים לעלות שלב", או אפילו משהו ספיציפי כמו "אנחנו רוצים להעלות את אחוז הנרשמים שלנו".

אתם חושבים שאתם יכולים לעזור, זה נופל תחת אחריות המאפיינים, אבל קודם כל עליכם לקבץ מאגר שלם של מידע. אז אתם קובעים שיחת טלפון או פגישה. אתם בודקים את האפליקציה או את האתר הנוכחי. אתם בודקים מוצרים אחרים, דומים. אתם הולכים אחרי גוגל, לאן שהוא לוקח אתכם.

מעבר לכך, יש גם את הפרטים הפשוטים של לקבוע איפה ואיך תתבצע הפגישה, האם בטלפון או בשיחת וידאו או במשרד או באיזה בית קפה. זו עשויה להיות השיחה הראשונה שתהיה לכם עם הלקוח ואתם יכולים לנסות לתאם פגישה רשמית יותר עם כל הצוות, במטרה להתחיל לחשוב על הגישה הנכונה לפרויקט).

זה מספיק בינתיים. הדבר הבא שאתם הולכים לעשות זה לשאול הרבה שאלות שגוגל לא יכול לענות עליהן.

תשאלו את השאלות הנכונות

זו המטרה המשנית של פגישת התנעה, ממש אחרי שכבשתם את עמדת המנהיגות שלכם.

הכרחי, כן- אתם לא יכולים לעצב שום דבר מבלי לענות על כל השאלות האלו. אבל אתם גם לא יכולים לתכנן דברים מבלי למנות את עצמכם לאחראיים ואתם תמיד יכולים לשאול שאלות גם בזמן אחר.

העניין הוא כזה: עליכם לדעת מה הם עושים, למה הם עושים את זה, מה קרה, מה הם מצפים שיקרה הלאה ומי נמצא בסביבה כדי לגרום לזה לקרות.

סיבת הקיום

הדבר הזה, בתוספת קצת מחקר, יזין את אסטרטגיית האפיון שלכם ישירות, שבסופו של דבר תזין את כל ההחלטות העיצוביות שלכם. אז כן, זה דיי חשוב.

זו למעשה אפילו לא שאלה, פשוט תגידו את זה:

אז, ספרו לי על הווידג'טים העיקריים שלכם.

זה בדרך כלל מעורר את כל ההסטוריה של החברה, יחד עם ההקדמה למוצר שהם רוצים ליצור או לשפר. לעתים נדירות, או במקרים של סטארט אפים, זה יענה גם על השאלה הבאה.

כמה כסף אתם עושים?

לא להרבה חברות סטארט אפ כבר תהיה תשובה לשאלה הזו. בין היתר בגלל שהם מניחים שאתה תדע אם האתר תומך בפרסומות, או בגלל שכצוות הם חושבים הרבה על העסקאות שלהם אבל לא ממש יודעים איך להשיג הרבה מעבר לכך, שבואו נודה על האמת, זו הסיבה שבגללה הם קראו לכם.

התשובה על השאלה היא גורם משמעותי על ההחלטות העתידיות שלכם. שאילת שאלות לא רק ממקדת אתכם אלא גם גורמת לבעלי המניות לדעת שאתם ממודקים בדברים שחשובים להם ביותר.

אל תתנו להם לברוח עם הסברים שטחיים. אתם צריכים לדעת איך המוצר ישתלב בחיי המשתמשים. איך הוא צריך להיות בהשוואה למתחרים שלו. האם זה שונה כי הוא זול יותר? או כי יש לו טריק קסום שאף אחד לא עלה עליו קודם?

זהו הלב של חזון טוב של חווית משתמש. החלק של המשתמש חיוני בדיוק כמו היעדים העסקיים.

איפה אתם עכשיו?

אם הם עדיין לא פירטו בנושא, אתם חייבים לשאול אותם מה הסטטוס של האתר או האפליקציה כיום.

אז, זה אתר חדש? בתהליך? אנחנו מתחילים מאפס?

זה המקום בו עליכם לברר את אחד משני האילוצים הגדולים ביותר של כל פרויקט: זמן וכסף. בתשובה לשאלתכם, בעלי המניות כנראה יגידו שהם כבר בפיגור של שלושה שבועות, שהם רק שכרו את המפתח השני אחרי שהקודם עזב ושהם תכננו להשיק את המוצר עד סוף החודש (מה שלעתים רחוקות הולך כמתוכנן).

איפה הייתם?

כאן אין שום דבר מסובך. אבל שאילת השאלה הזו תעזור לכם לחשב כמה צעדים קדימה.

אילו נתונים סטטיסטיים, ראיונות או מחקרים אחרים נעשו כבר? מה יש לכם עכשיו שנוכל לבדוק כדי להדביק את הפער עם מה שאתם כבר יודעים?

המשיכו עם שאלות כאלו:

באילו גישות נקטתם לפני?

מה עבד?

מה לא עבד?

איך לקחתם את ההחלטות הללו?

איך הן היו?

מה אתם חושבים שהשתבש במקרה זה?

לא רק ששאלות כאלו יעזרו לכם להבין את ההיקף המלא של הפרויקט וההסטוריה שלו (שחושפת בדרך כלל גם את הפוליטיקות, הכישורים והמגבלות שכדאי שתדעו עליהן), אלא זה גם אומר שאתם יכולים להתחיל ולקחת החלטות שאף אחד לא לקח לפניכם. אתם לא תמליצו על דברים שכבר חשבו עליהם קודם.

איפה אתם רוצים להיות?

הם כנראה כבר סיפרו לכם קצת על המקום אליו הם רוצים להגיע, אבל צריך להיות מדוייקים. אם זה פרויקט שמטרתו לשפר מוצר קיים, אל תסתפקו בתשובות כמו "אנחנו רק רוצים טראפיק וכמה שיותר".

שימו מספר על כל דבר. אתם יכולים להגביר המרות עד 5%. אתם יכולים להפחית את ה- bounce rate  בעד 10%. הגברת שיתופים. הגברת unique page views. הגברת שיעורי ההשלמה. הפחתת זמן ההשלמה. הגדלת מספר המשימות שהושלמו בכל כניסה. הגברת תדירות הכניסה. הכל באחוזים מסויימים.

ברגע שתנקטו במספרים ספיציפיים, תוכלו באמת לנהל שיחה על הדברים שיושפעו ועל פילוסופיית קבלת ההחלטות שלכם. לדוגמא:

• המשמעות של הגברת שיעור ההמרה יכולה להיות החלשת ה- retention rates. יותר נרשמים זה משחק ילדים אם לא אכפת לכם לשמור אנשים לטווח הארוך. אם אכפת לכם, זו בעיה מורכבת יותר.
• המשמעות של הגדלת כמות הצפיות היחודיות (נניח, באתר תוכן), יכולה להיות הגדלת עומס על השרת. הפצת תוכן על פני יותר דפים זה פתרון מלוכלך- אבל הוא עובד. אלטרנטיבה אחרת היא תוכן טוב יותר.

לכל דבר שתעשו תהיה השפעה, והשפעה טובה יכולה להביא איתה גם השפעות רעות. שימו לב לכל ההשפעות. מפרט מסודר של הדברים שהחברה רוצה להשיג יאפשר לכם להבין אילו השפעות לא מתוכננות עלולות להופיע בהמשך, כך שתוכלו להחליט אם אתם באמת רוצים את זה או לא.

מי איתי?

ככל שמספר האנשים המעורבים קטן יותר, כך התקשורת תהיה מהירה יותר. ככל שיהיו פחות מקבלי החלטות, כך התהליך יהיה מהיר יותר. זה הזמן להבין מי בנבחרת ומי יהווה מכשול.

עבור פרויקט אפיון טיפוסי, אתם תרצו כמה שפחות מקבלי החלטות. אידיאלית, נרצה אדם אחד שממונה על קבלת ההחלטות ואולי עוד אחד מלבדו. יש לקבוע מי יהיו האנשים האלו ואיך התקשורת ביניכם תעבוד.

הנה דברים נוספים שתרצו לדעת (ולכתוב הערות כי אתם תדברו עם כל האנשים האלו בשלב כלשהו וכל אחד מהם יוכל להשפיע על ההחלטות שלכם):

• השם של כל חבר/ת צוות
• הטייטלים של כולם ותפקידם בפרויקט
• רמת הכישורים שלהם
• כל אילוץ באשר הוא- ענייני הפרשי זמנים בצוותים טרנס-אטלנטיים, תקשורת מועדפת ושיטות עבודה, כמה יעיל כל אחד יכול או לא יכול להיות, מי הכי וותיק/ה- כל דבר שאתם יכולים לברר.

הגדירו את הציפיות כבר מההתחלה, שמקבלי ההחלטות באפיון צריכים להיות שניים-שלושה אנשים מקסימום, כולל אתכם (או מעצב/ת מנוסה כמו למשל סגן/נית הנשיא/ה של צוות המוצר) והסבירו שזה יאיץ את התקשורת. החליטו כיצד תתקשרו, באיזו תדירות, מתי יש לקבוע שיחות וכן הלאה, כך שכולם ירגישו בנוח.

במהלך שלב הגדרת האסטרטגיה, שימרו את כולם מעודכנים כנדרש ולא טיפה אחת יותר. אתם רוצים את הדעות והתובנות שלהם, בשביל זה יש ראיונות, אתם לא רוצים ש- 10 אנשים ידחפו לכל החלטה שתקבלו. אין זמן לזה, ואתם גם תסתכנו ב- Design by committee.

הקמת צוות קבלת החלטות תגרום ללקוחות שלכם ולבעלי המניות לתת לכם להוביל. מה שמוביל אותי לנקודה האחרונה.

Lay it down

זהו הנימוק המכריע, המטרה העיקרית של הפגישה, החלק שבו אתם מתווים את הדרך: איך תתקדמו, איך תתנהלו בתהליך, מה החלק שלכם ושלהם ומה קורה אחרי. בעיקרון, זה אומר להם שאתם על זה.

המפתח הוא לא להשאיר צל של ספק שהלקוחות שלכם נמצאים בידיים טובות. יהיה שיתוך פעולה, כמובן, אבל אתם מובילים את הדבר הזה.

מה שתגידו כאן תלוי לחלוטין בגישה עליה החלטתם במהלך השיחה. אתם יודעים מה נחקר, מה הם ניסו, איך תוכלו ללמוד עוד ובדרך כלל- איפה הדברים עומדים. עד לרגע זה אתם צריכים כבר לדעת איך לסדר את המחקרים ופעולות העיצוב המועדפות עליכם במטרה להגיע לתשובה שכולכם צריכים, ולעיצוב שתוכלו להתגאות בו.

זה הולך בערך ככה. התאימו לעצמכם.

ובכן, כך הייתי רוצה לגשת לזה. כבר יש בידינו כמות טובה של סטטיסטיקות ממשתמשים קיימים וכמה ראיונות עם משתמשים מתקדמים, אז אתחיל בלהכיר את כל אלו.

לאחר מכן, נדבר על אילו משתמשים יכולים להיות טובים עבור מידע נוסף, ואני אקבע איתם ראיונות. משם, נדבר על כל דבר שאנו רואים שיכולים להשפיע על הראיה הכוללת של המוצר. אני אנסח טיוטא של משפטי חזון למוצר, יחד עם כמה עקרונות עיצוב שלדעתי יהיו חשובים לתחרות, וכמה מדדי הצלחה בהם נוכל להשתמש כדי לעקוב אחר הביצועים של העיצוב לאורך זמן.

שימו לב, החלק הבא הוא המפתח.

בשלב הבא אני אעבוד על כמה wireframes ואבות טיפוס ראשוניים כדי להתחיל לנוע בכיוון. אני אעלה כל אחד מהם לאפליקציית ניהול הפרויקט כך שנוכל לדון ולהסכים עליהם בזמן שאמשיך להתקדם בדברים אחרים. הם יהיו ברזולוציה נמוכה בהתחלה כדי לוודא שאנחנו בכיוון לפני שממשיכים הלאה. אני אעבור על כל אחד מהם ביחד איתכם ואסביר כל המלצה, ואם יש לכם שאלות מעבר לכך, שאלו אותי כדי שנוכל לחשוב עליהן ביחד.

רואים מה קרה שם? אתם מגדירים את הציפיות שתיתנו המלצות, לא תקבלו פקודות. הבהרתם שתתדיינו ותסכימו על רעיונות לפני שמשהו עובר הלאה.

כעת אתם אחראיים.

ההבדל הקטן הזה בחשיבה הוא כל מה שנדרש. מעכשיו והלאה, אפשר להילחם על דרישות ביחס לפגישת ההתנעה. והן יכולות להימנע על ידי היצמדות לחלק הזה: הצגה והסבר של העבודה שלכם, במקום לתת ללקוחות שלכם להסתכל עליה ולחזור אליכם בהתקפה כשאתם עושים משהו שהם לא אוהבים.

עשו זאת כאן ועכשיו, במהלך פגישת ההתנעה, כשיש לכם את הסיכוי הטוב ביותר לתבוע את המנהיגות שלכם, ותהנו מזה במשך כל הפרויקט.

אתם יודעים מה קורה כאן, נכון? זו לא שאלה, זו הצהרה.

זה מה שנעשה קודם. תשלחו לי את המחקר שהזכרתם, כך שאוכל לעבור עליו ואחזור אליכם למחרת עם תגובה אליו כדי לתאם את הסיבוב הראשון של מחקר המשתמשים.

וממש ככה, אתם מובילים.

פוסט זה הוא תרגום של מאמר שהתפרסם ב- Smashing Magazine, לידיעתכם 🙂

אהבתם את הפוסט? אולי תאהבו גם את עמוד הפייסבוק שלנו, אנחנו מעלים טיפים יומיים על נושאים שמרגשים אותנו.

• kickoff meeting
• פגישות התנעה